Von Chaos zu Kontrolle: 3 Tipps zur Selbstorganisation im Studium

Von Chaos zu Kontrolle: 3 Tipps zur Selbstorganisation im Studium

Einleitung

Jeder Studierende kennt das: Abgaben, Prüfungen, Nebenjob, Vorlesungen, anstrengende Gruppenarbeiten und das Privatleben - alles scheint gleichzeitig in die heiße Phase zu gehen. Dieses Studienchaos kann überwältigend sein. Effektive Selbstorganisation ist daher das A und O, egal ob während des Semesters oder in der Prüfungsphase. Dass Teams sich selbst, also ohne Manager*in organisieren, ist seit einigen Jahren ein großes Thema in der Arbeitswelt. Damit sie sich besser koordinieren und klarer kommunizieren, helfen agilen Arbeitsweisen. So wird das Chaos des Alltags weniger.

Tipp 1: Nicht zu viel gleichzeitig machen: WIP-Limit reduzieren

Im hektischen Studienalltag fällt man schnell in die Multitasking-Falle. Doch gerade der Drang, mehrere Dinge parallel zu machen, wirkt oft kontraproduktiv und verstärkt das Gefühl der Überforderung.

Hier kommt das Konzept des WIP-Limits zum Einsatz. Das “Work in Progress"- Limit (WIP-Limit) , zielt darauf ab, die Menge der parallel laufenden Aufgaben zu begrenzen. Dadurch wird das ständige Einarbeiten in eine Aufgabe, das durch den ständigen Wechsel zwischen den Aufgaben entsteht, minimiert. WIP-Limits sind ein wesentliches Instrument in agilen Frameworks, wie Scrum oder Kanban. Sie werden eingesetzt, um durch fokussiertes Arbeiten die Effektivität von Teams zu erhöhen.

Die Übertragung dieses Konzepts auf das Studium bedeutet, sich bewusst auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben zu konzentrieren und diese vollständig abzuschließen, bevor man zur nächsten Aufgabe übergeht. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass das Gefühl, eine Aufgabe bewältigt zu haben, schneller erreicht wird. Es fördert auch Erfolgserlebnisse, was wiederum die Leistungsmotivation deutlich erhöht.

Vorteile des Kanban Boards:

• Produktivität und Effizienz steigern: Indem man sich auf wenige Aufgaben konzentriert, reduziert man Ablenkungen und steigert die eigene Effizienz. Weniger Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeiten bedeutet weniger kognitive Wechselkosten, was letztlich zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität führt. Die Qualität der Arbeit kann ebenfalls davon profitieren, da die volle Aufmerksamkeit auf die aktuelle Aufgabe gerichtet ist.

• Stress und Überlastung reduzieren: Überforderung durch zu viele gleichzeitig zu bearbeitende Aufgaben ist ein weit verbreitetes Phänomen im Studienalltag. Das WIP-Limit bietet hier eine klare Struktur, indem es eine Obergrenze für die Anzahl der parallel zu bearbeitenden Aufgaben festlegt. Dies schafft Raum für eine ausgewogenere Work-Life-Balance und hilft, den Druck zu reduzieren. Durch die klare Begrenzung werden die Studierenden dazu angeregt, sich realistische Ziele zu setzen und ihre Energie gezielter einzusetzen, was wiederum den Stresspegel deutlich senken kann.
• Engpässe und Probleme frühzeitig erkennen: Die Festlegung eines WIPLimits
  erfordert eine regelmäßige Überprüfung und Bewertung der aktuell
  bearbeiteten Aufgaben. Durch diesen systematischen Blick auf den eigenen
  Arbeitsprozess können Engpässe und mögliche Probleme frühzeitig erkannt
  werden.

Tipp 2: Große Ziele in kleine Aufgaben runterbrechen

Oft ist man im Studienalltag mit großen Aufgaben überfordert und weiß nicht, wo
man anfangen soll. In solchen Situationen erweist es sich als äußerst hilfreich, diese
großen Ziele in kleinere, überschaubare Aufgaben zu zerlegen. Diese Vorgehensweise
erleichtert den Überblick zu behalten und sich Schritt für Schritt dem übergeordneten
Ziel zu nähern.

Die iterative Zielsetzung ist eine effektive Methode, um große und unüberschaubare
Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. Durch die Zerlegung in kleine " To-Dos "
können Teilziele schneller erreicht werden und es entstehen klare Meilensteine, die
den Fortschritt verdeutlichen.

Die Übertragung dieses Prinzips auf das Studium ist besonders effektiv. Wenn ein
Student beispielsweise ein großes Semesterprojekt in wöchentliche Ziele unterteilt,
wird die Gesamtaufgabe greifbarer und die Motivation steigt. Das Erreichen dieser
Zwischenziele führt zu regelmäßigen Erfolgserlebnissen. Dies wiederum hält die
Motivation aufrecht und spornt zu kontinuierlicher Arbeit an.

Vorteile des Kanban Boards:

• Anpassungsfähiger werden: Iterative Ziele ermöglichen die Anpassung der
  Ziele an neue Entwicklungen und Erkenntnisse. Im beruflichen Kontext,
  insbesondere in agilen Arbeitsumgebungen oder in Berufen wie dem des
  Product Owners, ist iteratives Arbeiten die Norm. Hier ist die ständige
  Anpassung an sich ändernde Bedingungen entscheidend, um z.B. auf
  geänderte Kundenanforderungen direkt reagieren zu können.
• Zielklarheit erhöhen: Das große Ziel wird durch verschiedene Teilziele klarer. Denn es muss genau überlegt werden, wie das große Ziel heruntergebrochen werden kann und welche Schritte dies genau beinhaltet. Durch das wiederholte Setzen von Zwischenzielen

Tipp 3: Kanban-Board einsetzen

Das aus der japanischen Automobilindustrie stammende Kanban-Board hat sich als effizientes Werkzeug zur Visualisierung von Arbeitsabläufen etabliert.

Das Kanban-Board ermöglicht eine visuelle Darstellung der verschiedenen Prozessphasen. In seiner einfachsten Form umfasst es die Phasen "To Do", "In Arbeit" und "Erledigt". Die Nutzung kann sowohl physisch auf einem Whiteboard als auch digital erfolgen. Es kann ein physisches aber auch ein digitales Kanban-Board genutzt werden. Als digitale Variante bietet sich z.B. Asana an, wo je nach Bedarf verschiedene Boards erstellt werden können. Zunächst werden alle offenen Aufgaben in die Spalte “To Do” eingetragen. Sobald eine Aufgabe begonnen wurde, kann sie in die Spalte "In Arbeit" gezogen und nach Abschluss nach "Erledigt" verschoben werden.

Im Studienkontext bietet das Kanban-Board viele Vorteile. Es ermöglicht einen klaren Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Abgaben und dient auch als Instrument zur Überprüfung des WIP-Limits aus Tipp 1. Zudem bietet das Verschieben von Aufgaben eine praktische Möglichkeit, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen und trägt zur Motivation bei.

Vorteile des Kanban Boards:

• Klarheit und Übersicht gewinnen: Die visuelle Darstellung ermöglicht einen direkten Überblick über alle laufenden und anstehenden Aufgaben. Dies fördert eine klare Strukturierung und Planung des Arbeitsprozesses.
• Priorisieren: Durch die Platzierung der Aufgaben mit der höchsten Dringlichkeit oben auf der Tafel wird ihre Wichtigkeit sofort sichtbar. Diese klare Zuordnung hilft den Studierenden, sich auf die Aufgaben mit der aktuell höchsten Priorität zu konzentrieren. Ressourcen können dadurch effizienter eingesetzt werden.
• Motivation stärken: Das physische oder digitale Verschieben von Aufgaben in die Spalte "Erledigt" ist mehr als nur ein Verwaltungsakt. Das Verschieben von Aufgaben in den Bereich "Erledigt" schafft nicht nur Klarheit über den Arbeitsfortschritt, sondern erzeugt auch ein positives Gefühl. Dies motiviert, kontinuierlich an den verbleibenden Aufgaben zu arbeiten.

Fazit

Selbstorganisation im Studium ist nicht nur ein Schlüssel zum akademischen Erfolg, sondern bereitet auch auf die Herausforderungen des Berufslebens vor. Durch die Umsetzung von effizienten Strategien, wie sie in der agilen Arbeitswelt verankert sind, können die Studierenden ihren Alltag besser bewältigen. Gleichzeitig erwerben sie wertvolle Kompetenzen, die in der modernen Arbeitswelt gefragt sind. Der bewusste Einsatz von WIP-Limits, iterativer Zielsetzung und Kanban-Boards ermöglicht es, kurz- und langfristige Ziele besser im Auge zu behalten und motiviert zu bleiben. In einer Zeit, in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit immer wichtiger werden, sind diese Techniken nützliche Werkzeuge und auch eine Investition in die eigene berufliche Zukunft.